BitPacs — Guia de Instruções de Uso

i Sobre este guia

O BitPacs é uma plataforma web para armazenamento e gerenciamento de imagens médicas no padrão DICOM. Ele reúne, num único portal seguro, os exames de imagem de várias unidades de atendimento, permitindo visualizar, baixar, anexar laudo e auditar estudos com controle de acesso por função, por cliente e por unidade.

Esta versão v1.1 está dividida em três partes, da mais geral para a mais específica:

• Parte 1 — Usuário: o básico que todo mundo usa (login, exames, visualizadores, laudos, envio DICOM). Leia primeiro.
• Parte 2 — Administradores: gestão de usuários e relatórios para o Administrador Local (uma unidade) e para o Administrador Global (todas as unidades do seu cliente).
• Parte 3 — Master: administração de Clientes e Unidades, perfis e permissões, domínios de e-mail corporativos, e dispositivos de contingência. O Master atua acima do Administrador Global, atravessando clientes.

Uma observação sobre perfis: além das funções nativas (Master, Administrador Global, Administrador Local, Médico e Enfermeiro), o sistema pode ter perfis personalizados criados pelo Master. Neste guia falamos das funções nativas; se você usa um perfil personalizado, seu acesso pode ser um pouco diferente do descrito — o que você consegue ver e fazer depende das permissões e do escopo (unidade única ou global) definidos no seu perfil.

1.1 Primeiro acesso

Sua conta é criada por um administrador. Você recebe um e-mail com o seu usuário, uma senha temporária e um link de ativação. Ao abrir o link, o seu endereço é confirmado e você segue para o login; na primeira entrada, o sistema pede que você troque a senha antes de qualquer outra configuração de segurança.

1. Abra o link de ativação recebido por e-mail (ou acesse o endereço do BitPacs manualmente — Chrome, Edge ou Firefox atualizados).
2. Faça login com o seu e-mail e a senha temporária.
3. Crie uma senha nova quando o sistema pedir. A senha temporária deixa de valer.
4. Configure a verificação em duas etapas (MFA), obrigatória para todos (detalhes no item 1.2).
5. Informe seu CPF ou CNPJ: o cadastro do documento é obrigatório.

1.2 Verificação em duas etapas (MFA)

A MFA é uma camada extra de segurança: além da senha, o sistema pede um código temporário a cada login. Você escolhe entre duas opções:

• Aplicativo autenticador (recomendado): Google Authenticator, Microsoft Authenticator ou similar. É o mais seguro e funciona mesmo sem sinal de celular.
• Código por e-mail: o sistema envia o código para o seu e-mail a cada login.

Configurando o aplicativo autenticador

1. Ao escolher o aplicativo, o sistema mostra um QR Code na tela.
2. Abra o app autenticador no celular e toque em adicionar/escanear.
3. Aponte a câmera para o QR Code.
4. Digite no BitPacs o código de 6 dígitos que o app passar a exibir para confirmar.

1.3 Login no dia a dia

1. Informe e-mail e senha.
2. Digite o código do MFA (do aplicativo ou recebido por e-mail).
3. Pronto — você entra direto na tela inicial correspondente ao seu perfil.

Esqueci a senha

Na tela de login use o atalho "Esqueceu a senha?". O sistema pede o seu e-mail e envia um código de 6 dígitos. Você digita o código e cria uma senha nova. Por segurança, a mensagem é sempre a mesma mesmo quando o e-mail não existe no sistema.

1.4 Conhecendo a tela

Após o login você encontra o menu lateral com as áreas disponíveis para o seu perfil. Os itens mostrados variam conforme suas permissões:

• Estudos: lista de exames da unidade.
• Dashboard: indicadores e estatísticas.
• Relatórios: painéis gerenciais (quando você tem acesso).
• Controle de usuários: gestão de contas (apenas para administradores).
• Contatar Suporte e o seu perfil (nome, e-mail, trocar senha) ficam na parte de baixo do menu.

1.5 Localizando exames (Estudos)

A tela de Estudos lista os exames da unidade selecionada. Para encontrar um exame:

• Busca: digite nome do paciente ou informação do estudo no campo de pesquisa.
• Filtro por modalidade: Tomografia (CT), Ressonância (MR), Raio-X (CR/DR/DX), Ultrassom (US), entre outros.
• Filtro por período: hoje, últimos dias ou um intervalo de datas personalizado.

1.6 Visualizando um exame

O BitPacs abre os exames diretamente no navegador, sem instalar programas, usando dois visualizadores DICOM de mercado:

1. Na lista de estudos, localize o exame desejado.
2. Clique para abrir o visualizador (você pode escolher qual visualizador usar).
3. Use as ferramentas para navegar entre as imagens, aplicar zoom, ajustar brilho/contraste e medir.

1.7 Baixando um exame

1. No exame desejado, use a opção de download.
2. Escolha o que baixar (o estudo completo ou séries específicas).
3. O sistema empacota as imagens (formato ZIP) para você salvar no computador.

1.8 Enviando um exame

O BitPacs permite enviar um exame no padrão DICOM direto pela tela de Estudos, sem precisar de um uploader externo. É útil quando o estudo não entrou automaticamente pelo equipamento, precisa ser reenviado ou veio de outro local em arquivo.

1. Na tela de Estudos, use o botão de envio de exame.
2. Selecione o arquivo DICOM (ou um pacote compactado com os arquivos do estudo).
3. Confirme o envio e aguarde o processamento. O exame aparece na lista assim que é indexado.

1.9 Laudos

No BitPacs, o laudo é um documento já pronto (normalmente um PDF) que é anexado ao exame. O sistema não gera o laudo: ele armazena, junto das imagens, o laudo que o médico — ou quem tiver permissão — anexa. O que você pode fazer depende das suas permissões:

• Visualizar laudo: abrir o laudo anexado a um exame.
• Anexar laudo: enviar o arquivo PDF do laudo para o exame.
• Excluir laudo: remover um laudo anexado (disponível para quem tem essa permissão).

Anexando um laudo

1. Abra o exame correspondente na lista de estudos.
2. Acesse a área de laudos do exame.
3. Selecione o arquivo PDF do laudo no seu computador (até 2 MB) e confirme o envio.

1.10 Sua conta e segurança

Trocando a sua senha

Acesse o seu perfil pelo menu (canto inferior) e clique em "Trocar senha". O sistema pede a sua senha atual e a nova. Essa opção está disponível para todos os perfis — Médicos, Enfermeiros e administradores.

• Sair: use a opção de logout ao terminar, principalmente em computadores compartilhados.
• Suporte: use o botão "Contatar Suporte" no menu para pedir ajuda.

2.1 Panorama: Local vs. Global

Os dois perfis compartilham a mesma base: gestão de usuários, histórico de atividades e relatórios. A diferença está no escopo.

2.2 Controle de usuários

Abra "Controle de usuários" no menu. A tela lista os usuários dentro do seu escopo, com filtros por tipo (função), por unidade (Global) e busca por nome/e-mail.

Criar um usuário

1. Clique em Novo Usuário.
2. Preencha nome, e-mail e documento (CPF ou CNPJ). O documento é obrigatório.
3. Escolha a função. Admin Local: cria Médico/Enfermeiro, unidade já travada na sua. Admin Global: pode criar Administrador Local e funções abaixo, e escolhe a unidade primária. Opcionalmente, pode selecionar unidades adicionais para o usuário ter acesso a um subconjunto de unidades, sem precisar da função global.
4. Confirme em Criar Usuário. O sistema envia por e-mail uma senha temporária e um link de ativação; o usuário troca a senha e configura o MFA no primeiro login.

Editar, remover e outras ações

• Editar: atualize nome, e-mail ou função (dentro do seu alcance). A senha não é editada aqui — o usuário troca a dele pelo perfil, usa "Esqueceu a senha?" no login, ou pede ao Master um reset de senha.
• Excluir: remove a conta. A ação pede confirmação e é auditada.
• Resetar MFA: use quando o usuário perdeu o aplicativo autenticador; ele reconfigura no próximo login.
• Reenviar verificação de e-mail: quando o usuário ainda não confirmou o e-mail.

2.3 Histórico de atividades

No ícone de histórico ao lado de cada usuário você vê o que ele fez: exames visualizados, downloads e laudos, com data e hora. É útil para acompanhamento e auditoria interna.

2.4 Relatórios da unidade

Em Relatórios você gera painéis da sua unidade (a unidade já vem fixada na sua, se você for Local):

• Exames: volume de estudos por período e modalidade.
• Atividade: ações dos usuários (visualizações e downloads).
• Exportação: os relatórios podem ser exportados em Excel e PDF.

2.5 Trocando de unidade (Global)

Use o seletor de unidade para escolher qual unidade você quer visualizar. Ele afeta a lista de estudos, o dashboard e os relatórios exibidos.

1. Localize o seletor de unidade no topo/menu.
2. Escolha a unidade desejada (ou "Todas", quando disponível).
3. As telas passam a refletir a unidade selecionada.

2.6 Gestão de usuários em qualquer unidade (Global)

No Controle de usuários, o Admin Global vê usuários de todas as unidades e pode filtrar por unidade e por tipo. Ao criar, escolhe a unidade primária e, se precisar, unidades adicionais — o usuário terá acesso a um subconjunto de unidades sem precisar da função global.

2.7 Relatórios e visão consolidada (Global)

• Selecione uma ou mais unidades para compor os relatórios.
• Compare volume de exames e atividade entre unidades.
• Exporte em Excel e PDF para apresentações e prestação de contas.

2.8 Boas práticas de administração

• Conceda o mínimo de acesso necessário a cada usuário.
• Revise periodicamente a lista de usuários e remova contas que não são mais usadas.
• Oriente as equipes a nunca compartilhar contas e a concluir a verificação de e-mail e o cadastro de documento dentro do prazo.
• Use os relatórios e o histórico de atividades para acompanhar o uso e apoiar auditorias.

3.1 Posição do Master na estrutura

A estrutura de acesso do BitPacs é organizada em três camadas:

• Cliente – a organização contratante (hospital, clínica, rede, operadora). Isola completamente os dados: usuários de um cliente não enxergam exames, logs ou usuários de outro cliente.
• Unidade – cada local de atendimento dentro de um cliente. Também isola exames, mas, dentro do mesmo cliente, usuários globais podem transitar entre unidades.
• Usuário – vinculado a um cliente e a uma ou mais unidades (ou todas, no caso de função global).

O Master é o único perfil que atravessa clientes. Fora das ações exclusivas descritas nesta parte, o Master vê o sistema como qualquer outro usuário.

3.2 Clientes e Unidades

A estrutura de Clientes e Unidades é administrada em tela, exclusivamente pelo Master. Alterações entram em vigor imediatamente, sem precisar publicar nova versão do sistema.

Tela de administração

Abra "Clientes" no menu. A tela mostra a tabela de clientes com os principais indicadores: nome, estado (ativo/inativo), quantidade de unidades e armazenamento em uso. Um campo de busca filtra por nome.

Cadastrar um cliente

1. Clique em Novo cliente.
2. Preencha o nome do cliente (nome que vai aparecer para os usuários dele e nos logs).
3. Confirme. O cliente é criado já no estado ativo e sem unidades.

Cadastrar uma unidade

Unidade vive sempre dentro de um cliente. O cadastro parte do painel do cliente correspondente.

1. Entre no painel do cliente (clique na linha dele na tabela).
2. No bloco de unidades, clique em Adicionar unidade.
3. Preencha nome, rótulo curto (usado em espaços reduzidos como seletores e logs) e a cota de armazenamento permitida.
4. Confirme. A unidade é criada ativa.

Editar uma unidade

No painel do cliente, clique na unidade para abrir o modal de edição. É possível alterar:

• Nome – nome completo exibido nas telas e nos relatórios.
• Rótulo curto – abreviação que aparece em seletores e nos logs de auditoria, onde o espaço é limitado.
• Cota de armazenamento – limite acordado em contrato.

Ativar e desativar cliente

A desativação é a operação a usar quando um cliente deixa de operar (contrato encerrado, suspensão temporária). Enquanto está desativado:

• Nenhum usuário do cliente consegue autenticar.
• Sessões em curso dos usuários do cliente caem na mesma operação — o próximo pedido ao servidor derruba a sessão.
• Os dados ficam preservados, só o acesso é bloqueado. Reativar devolve o acesso sem perda de histórico.

Painel do cliente

O painel reúne, em um único modal, tudo que o Master precisa saber sobre o cliente:

• Rosquinha de armazenamento – consumo em relação à cota, por unidade e no total.
• Diagnóstico de conexão – status da ligação do sistema com cada servidor de imagens da rede do cliente. Serve para identificar rapidamente, antes do cliente abrir chamado, se uma unidade parou de receber estudos.
• Lista de unidades – para abrir cada uma e editar.

3.3 Perfis e permissões

Além das funções nativas (Master, Administrador Global, Administrador Local, Médico, Enfermeiro), o Master pode criar perfis personalizados.

Criar um perfil

1. Abra a tela de perfis.
2. Clique em Novo perfil.
3. Defina um nome, o escopo (unidade única ou global dentro do cliente) e selecione as permissões.
4. Confirme.

Permissões × escopo

As permissões dizem o que o usuário pode fazer; o escopo diz onde ele pode fazer. Um perfil "Supervisor de laudos" com permissão de ver laudos e escopo unidade única atua só na unidade do usuário; o mesmo perfil com escopo global passa a atuar em todas as unidades do cliente.

3.4 Domínios de e-mail corporativos

O sistema pode exigir e-mail de domínio corporativo aprovado para funções de gestão (Administrador Local e acima). Médicos e Enfermeiros não têm essa exigência.

A lista de domínios aprovados é administrada pelo Master na tela de domínios de e-mail. Adicionar ou remover um domínio altera a validação do próximo cadastro de usuário, mas não derruba usuários já criados com e-mail de domínio que acabou de ser removido.

3.5 Ações exclusivas na gestão de usuários

Além das ações disponíveis para o Administrador Global (criar, editar, excluir, histórico, resetar MFA, reenviar verificação de e-mail), o Master tem três ações a mais que ninguém abaixo tem.

Resetar senha

O botão Resetar senha na lista de usuários dispara uma senha temporária nova para o usuário, enviada por e-mail junto de um link de ativação. É a operação a usar quando o usuário perdeu o acesso ao e-mail antigo ou ficou travado sem conseguir recuperar a conta pelo fluxo normal ("Esqueceu a senha?").

• A senha anterior deixa de valer na mesma operação.
• A sessão em curso do usuário cai (ele é deslogado no próximo pedido ao servidor).
• Nenhum administrador — nem o Master — vê o valor da nova senha; ela sai cifrada no e-mail.
• No próximo login, o usuário troca para uma senha definida por ele.

Bloquear e desbloquear login

O bloqueio suspende o acesso do usuário sem apagar a conta. Use quando quiser cortar o acesso rapidamente, preservando histórico, logs e os laudos que o usuário anexou.

• O usuário bloqueado não consegue autenticar.
• Os dados e o histórico ficam intactos.
• Desbloquear devolve o acesso ao estado anterior.

IP e dispositivo nos logs

As colunas de IP e dispositivo nas linhas de auditoria aparecem apenas para o Master. Para perfis abaixo dele, essas colunas são omitidas. Essa é a visibilidade adicional que o papel traz; use com responsabilidade e dentro do que a política interna do seu cliente permite.

3.6 Desligamento geral do segundo fator por e-mail

O sistema conta com um dispositivo de contingência para instabilidades no envio de e-mails: um controle, exclusivo do Master, que desliga globalmente o envio do código do segundo fator por e-mail. Enquanto o dispositivo estiver ligado, o fluxo de 2FA por e-mail é saltado para todos os usuários — os que usam aplicativo autenticador seguem com o fluxo normal.

• Ligar e desligar são operações exclusivas do Master.
• Ambas ficam registradas na auditoria, com data, hora, autor e o estado anterior.
• O dispositivo não afeta o segundo fator por aplicativo autenticador.

3.7 Boas práticas específicas do Master

• Mantenha pelo menos dois usuários com perfil Master ativos. Um Master único é um ponto único de falha.
• Revise periodicamente a lista de clientes ativos e os indicadores de armazenamento — contratos encerrados devem ser desativados; cotas estouradas devem ser renegociadas.
• Revise os perfis personalizados após cada atualização do sistema. Permissões novas podem ter sido adicionadas e os perfis existentes não as recebem automaticamente.
• Trate reset de senha e desligamento do 2FA como operações de exceção, documentadas e combinadas com o cliente envolvido.
• Audite com periodicidade: use as colunas de IP e dispositivo para identificar acesso de origens inesperadas e cruze com o histórico de atividades do usuário.